Apps que todo emprendedor debería tener para ser más productivo

Si hay una app que destaca por su versatilidad y flexibilidad, esa es Notion. Para mí, es indispensable en cualquier proyecto, y su valor como wiki del proyecto no tiene comparación. Imagina un espacio donde puedas centralizar toda la información de tu negocio: desde documentos importantes (no olvides usar contraseñas seguras con un gestor de passwords), hasta enlaces a tus hojas de cálculo en Excel o Google Sheets, y todas esas ideas que se te ocurren a lo largo del día.

Con Notion, tienes un lugar donde todo queda perfectamente organizado y accesible (¡y con dark-mode!).

La verdadera fortaleza de esta app está en su capacidad de personalización. Puedes estructurar tus páginas y bases de datos a medida que tu proyecto crece, adaptándola a tus necesidades específicas. Ya sea para seguir tareas, almacenar documentos o simplemente tener una visión clara del estado de tus proyectos, Notion se convierte en el punto de partida y referencia para todo.

No importa si trabajas solo o en equipo, contar con una wiki de proyecto bien organizada te ahorra tiempo y evita perderte entre archivos dispersos.

TrueRanker es una herramienta asequible y efectiva para cualquier emprendedor digital que quiera monitorizar el rendimiento de sus keywords en internet. Aunque existen muchas opciones similares en el mercado (incluso podrías montarte algo parecido si tienes la pericia), la destaco por su simplicidad. El proceso de seguimiento de posiciones en los motores de búsqueda es fácil y directo, sin la necesidad de pasar por una curva de aprendizaje complicada.

Un aspecto que me encanta de esta app para emprendedores es que está desarrollada por talento local, un equipo de emprendedores españoles que demuestra que la innovación tecnológica no siempre tiene que venir de Silicon Valley. Apoyar proyectos locales es una forma de fortalecer nuestra comunidad, y en este caso lo hacen ofreciendo una herramienta competitiva que no tiene nada que envidiar a las grandes marcas internacionales.

Si eres emprendedor digital, una de tus prioridades debe ser monitorizar el posicionamiento de tu web semana tras semana, y TrueRanker te lo pone fácil, sin precios abusivos y con la ventaja de contar con una app para el móvil.

Loom es una de esas apps que te hacen preguntarte cómo vivías sin ella. Permite crear vídeos rápidos y sencillos, perfectos para explicar ideas, compartir avances o incluso dar instrucciones. Imagínalo como el equivalente a un audio de WhatsApp, pero mucho más potente y visual. Con su plan gratuito, puedes grabar vídeos de hasta 5 minutos, lo que es más que suficiente para la mayoría de las comunicaciones rápidas. Si necesitas algo más extenso, puedes acceder a sus planes de pago, que son bastante asequibles.

Personalmente, me encanta usar Loom para comunicarme con mis clientes cuando estoy desarrollando una página web. En lugar de largas reuniones o interminables cadenas de emails, les envío un vídeo cada día que avanzo en el proyecto. De esta forma, siempre están al día de mi progreso y pueden ver los cambios de manera visual y directa. Es una manera mucho más eficiente y personal de mantener a los clientes involucrados, lo que además genera confianza y transparencia en el proceso.

Como extra, pienso que Loom también es una herramienta muy útil para documentar tu propio trabajo. A veces, como emprendedores, nos centramos tanto en los resultados que olvidamos los pequeños pasos que nos llevan a ellos. Grabar tus avances con Loom no solo te permite llevar un registro visual de lo que haces, sino que también te ayuda a analizar y mejorar tu proceso. Úsalo como una especie de diario audiovisual de tu proyecto.

Discord seguramente no sea la herramienta más típica para gestionar proyectos, pero a mí me encaja muchísimo para ciertos tipos de trabajo. Especialmente cuando empiezas a tener varias webs, automatizaciones o proyectos funcionando a la vez y necesitas algún sistema que te ayude a mantener el control sin vivir dentro del email.

En mi caso, utilizo Discord como una especie de centro de avisos. Tengo canales separados donde voy recibiendo desde mensajes de formularios de contacto hasta logs de automatizaciones, publicaciones automáticas o pequeños resúmenes semanales de tráfico y actividad.

Por ejemplo, en una de mis webs tengo miles de URLs publicándose automáticamente y uno de los canales me avisa cada vez que aparece una nueva URL. A partir de ahí decido si intervenir manualmente, indexarla o simplemente dejar que siga el proceso normal. Podría automatizar todavía más cosas, pero muchas veces prefiero mantener cierto control y evitar patrones demasiado artificiales (manías de SEO 😅). De hecho, si queréis saber más, en este post de LinkedIn explico mejor cómo estoy utilizando Discord para organizar todo este sistema.

Lo que más valoro de Discord es precisamente eso: la capacidad de tener toda la información importante centralizada en un único sitio, separada por canales y mucho más fácil de revisar en el día a día. En proyectos con bastante movimiento, esa sensación de orden acaba teniendo muchísimo valor.

Recomendar una única herramienta de IA a día de hoy es complicado, porque cada vez aparecen más opciones interesantes en el mercado. Aun así, si tuviera que quedarme con una, probablemente seguiría siendo ChatGPT. Es la que más utilizo en mi día a día y, sinceramente, creo que ofrece un equilibrio muy bueno entre potencia, facilidad de uso y funcionalidades.

Además, tiene unos límites bastante generosos para trabajar, especialmente si estás empezando a tocar temas de programación, automatizaciones o herramientas como Codex. Para el 90 % de las tareas que puede necesitar un emprendedor —redacción, brainstorming, marketing, programación, organización o análisis— funciona realmente bien y te permite ahorrar muchísimo tiempo.

Otro punto muy interesante es la posibilidad de conectarlo fácilmente con herramientas como Google Docs o Google Sheets. Esto abre muchas posibilidades a nivel práctico y hace que puedas integrar la IA dentro de tu flujo de trabajo habitual sin complicarte demasiado la vida.

Aunque existen muchas más alternativas de IA de las que hablaremos más adelante, recomiendo ChatGPT porque me parece una herramienta especialmente práctica, rápida y fácil de incorporar al día a día de cualquier emprendedor.

Claude, y especialmente su modelo Opus, se ha convertido para mí en una de esas herramientas que utilizas cuando realmente necesitas que algo salga bien a la primera. No la uso igual que ChatGPT. Mientras que ChatGPT forma parte de mi flujo diario y lo utilizo constantemente para tareas rápidas, organización, programación o brainstorming, Opus ocupa un papel mucho más estratégico.

La mejor forma de explicarlo es esta: ChatGPT es una herramienta de uso continuo; Opus es como tener unos pocos "disparos" muy precisos cada ciertas horas. Y aunque eso pueda parecer limitado, la realidad es que muchas veces esos disparos acaban resolviendo problemas donde otras herramientas se quedan algo cortas.

En mi caso, utilizo Opus cuando necesito afinar mucho el resultado: textos delicados, razonamientos complejos, estructura de ideas o tareas donde quiero un nivel extra de precisión y coherencia. La sensación que tengo es que Opus tiende a entregar respuestas muy sólidas y bien construidas, especialmente en trabajos donde el contexto y la calidad del razonamiento son importantes.

Es cierto que ChatGPT ha mejorado muchísimo y cada vez está más cerca en muchos aspectos, pero personalmente sigo confiando bastante en Opus para esos momentos donde quiero asegurarme de que el resultado esté realmente bien trabajado.

Y aunque pagar una suscripción de unos 20 € o 20 $ pueda parecer caro al principio, cuando trabajas constantemente con IA acabas entendiendo que herramientas así no solo te ahorran tiempo: también te sacan de situaciones complicadas y elevan bastante la calidad final del trabajo.

Typeless es una de esas herramientas que, cuando empiezas a utilizar de verdad, cambia bastante tu forma de trabajar. Para mí destaca especialmente por lo bien que funciona todo el tema de las transcripciones, algo que acaba ahorrando muchísimo tiempo en el día a día.

Además, incorpora Doppler, una función que permite hacer traducciones y ejecutar ciertas acciones directamente desde el ordenador, lo que hace que la interacción sea mucho más rápida y fluida. Por ejemplo, puedes pedirle que abra YouTube, lance aplicaciones o realice determinadas acciones sin tener que ir haciéndolo manualmente. Puede parecer una tontería, pero cuando trabajas muchas horas delante del ordenador acabas notando muchísimo este tipo de detalles.

La sensación general es que reduces bastante fricción en tareas pequeñas y repetitivas, y eso termina traduciéndose en productividad y comodidad.

La versión gratuita ya es bastante generosa y permite probar muy bien la herramienta antes de plantearte pagar. Pero sinceramente, si acabas utilizándola de forma habitual, creo que la versión Premium merece bastante la pena. Especialmente si trabajas muchas horas delante del ordenador y quieres optimizar la forma en que interactúas con él.

Agenda 100 me parece una herramienta muy interesante para negocios que trabajan constantemente con reservas y visitas: peluquerías, psicólogos, centros de estética o profesionales similares.

La verdad es que yo no la he utilizado directamente en mi día a día, pero sí la he recomendado varias veces y la experiencia de la gente que la utiliza ha sido muy buena. De hecho, una de las cosas que más destacan es precisamente su facilidad de uso. Y sinceramente, creo que ahí está gran parte de su valor.

Porque muchas veces este tipo de programas intentan hacer demasiadas cosas y terminan siendo un caos. En cambio, Agenda 100 consigue algo que para mí es mucho más importante: hacer que gestionar el negocio sea más fácil.

Estoy convencido de que a nivel de funcionalidades tiene prácticamente todo lo que ofrecen otras herramientas similares del mercado, porque al final muchas de estas opciones ya se han convertido en estándares dentro de este tipo de negocios. Pero para mí lo diferencial no está ahí, sino en lo cómoda y sencilla que resulta de utilizar en el día a día.

Clockify es una de esas herramientas sin las que ya me costaría muchísimo trabajar. Y eso que al principio me costó adaptarme bastante. Pero una vez integras el hábito, acaba convirtiéndose en algo casi automático.

En mi caso, cada día cuando abro el ordenador y me pongo a trabajar, lo primero que hago es crear una tarea en Clockify y activar el contador. Parece una tontería, pero cambia muchísimo la forma en que gestionas el tiempo y el trabajo. De repente empiezas a darte cuenta de cuánto tiempo consumes realmente en ciertas tareas, qué proyectos te absorben más energía o incluso qué cosas creías prioritarias y en realidad no lo son tanto.

Es verdad que muchas funcionalidades están limitadas por el muro de pago y yo, de hecho, utilizo la versión gratuita. Pero aun así me parece una herramienta indispensable. Sobre todo porque te permite revisar y auditar fácilmente las horas que has trabajado cada semana, entender mejor cómo distribuyes tu tiempo y visualizar mucho más claramente tus prioridades.

Además, si trabajas con clientes, termina siendo súper útil a la hora de hacer números, calcular rentabilidades o preparar facturas con algo más de criterio y control.

Al final, muchas veces creemos que sabemos perfectamente en qué invertimos el tiempo… hasta que empiezas a medirlo de verdad. Y ahí es donde herramientas como Clockify terminan aportando muchísimo valor.

De hecho, me gusta tanto el concepto que alguna vez incluso me he planteado desarrollar mi propia versión de Clockify con exactamente las funciones y el enfoque que yo necesito.

Mailsuite es una pequeña herramienta para Gmail que, sinceramente, me parece muchísimo más útil de lo que parece al principio. Yo utilizo la versión gratuita y probablemente, si alguna vez te he enviado un email, ya habrás visto la típica marca de agua que añade.

La idea es muy simple, cuando envías un correo, puedes saber si la otra persona lo ha abierto. Y aunque pueda parecer una tontería, cuando trabajas con clientes, colaboraciones o propuestas comerciales, tener ese pequeño feedback acaba siendo bastante útil.

Sobre todo al principio, cuando todavía estás aprendiendo a gestionar clientes o intentando entender mejor cómo funcionan ciertas conversaciones comerciales, este tipo de detalles ayudan bastante. Porque muchas veces no sabes si alguien no responde porque no le interesa, porque va liado o simplemente porque ni siquiera ha visto el email.

La versión gratuita funciona perfectamente para empezar y, si quieres una experiencia más limpia, puedes pagar para quitar la marca de agua y desbloquear algunas funciones extra. Yo de momento sigo utilizando la versión free, pero aun así me parece uno de esos pequeños añadidos para Gmail que te hacen ganar bastante más control sobre el día a día.

Markdown.new probablemente sea una de las herramientas más simples de toda esta lista. Y sinceramente, ni siquiera sé si catalogarla como una app como tal. Pero la realidad es que la utilizo prácticamente cada día y por eso creo que merece totalmente estar aquí.

La idea es tan sencilla como efectiva. Coges la URL de una web, la pasas por Markdown.new y automáticamente te convierte el contenido al formato Markdown. Puede parecer una tontería, pero cuando empiezas a trabajar constantemente con IA te das cuenta de lo útil que es algo así.

Sobre todo porque te permite limpiar muchísimo el contenido, ahorrar tokens y darle a la IA únicamente el contexto que realmente necesitas.

Y si empiezas a complicarte un poco más y te metes en herramientas como Obsidian o sistemas de documentación personales, el Markdown prácticamente se convierte en el formato base de todo.